Tutorial Mail Merge

Assalamualaikum wbt dan salam sejahtera...

Entri kali ini saya akan berkongsi ilmu tentang tutorial/manual membuat Mail Merge dengan menggunakan Microsoft Word 2007. Teknik Mail Merge digunakan bagi memudahkan proses menulis dan mencetak surat, sijil dan sebagainya yang memerlukan kita bertukar-tukar maklumat yang banyak. Jadi, teknik Mail Merge ini mempercepatkan lagi tugasan kita.

Berikut ditunjukkan cara-cara untuk membuat Mail Merge

1- Buka dokumen yang hendak gunakan untuk membuat Mail Merge (contohnya surat jemputan ke mesyuarat PIBG sekolah). Kemudian klik pada "Select Recipient" --> "Type New List"

Rajah 1

Rajah 2

2- Masukkan maklumat penerima surat ke dalam kotak seperti rajah 2. Masukkan maklumat seperti Title, First Name, Last Name serta berikutnya sebagai pengkalan data untuk mail merge yang akan kita buat sebentar lagi. Setelah selesai memasukkan maklumat tekan butang "OK".

3- Setelah selesai teruskan dengan langkah berikut, klik pada menu "Address Block" pada rajah 3 kemudian kotak pada rajah 4 berikut akan terpapar.

Rajah 3

Rajah 4

4- Setelah selesai dan tidak ada perubahan yang hendak dilakukan pada paparan klik pada butang "OK" dan paparan pada rajah 5 akan terhasil. Terdapat perkataan "Address Block"di situ di mana paparan alamat penerima surat akan terpapar dibahagian tersebut.

Rajah 5

5- Langkah seterusnya klik pada butang "Greeting Line" pada rajah  untuk memasukkan baris ucapan alu-aluan seperti paparan rajah 6. Satu kotak dialog akan kelihatan seperti rajah 7. Anda boleh mengubah suai bentuk teks ucapan alu-aluan yang anda kehendaki mengikut kesesuaian.

Rajah 6

Rajah 7

6- Setelah selesai paparan berikut akan terhasil. Terdapat tulisan "Greeting Line" pada surat tersebut seperti rajah 8

Rajah 8

7- Setelah selesai, untuk memaparkan senarai nama-nama yang telah dimasukkan ke dalam pengkalan data tadi klik pada "Preview Result" maka nama, alamat dan kata alu-aluan terpapar pada surat seperti rajah 9.

Rajah 9

8- Bagi mencetak ke semua senarai nama di dalam pengkalan data sila klik pada "Finish & Merge" kemudian klik pada "Print Document" seperti rajah 10.

Rajah 10

9- Anda boleh menekan anak panah yang dibulatkan dan ditulis no.1 untuk ke maklumat-maklumat seterusnya seperti rajah 11.

Rajah 11

Selesai... selemat mencuba!